10种数据丢失的常见原因

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10种数据丢失的常见原因

数据丢失对于各种规模的企业来说都是一个严重的问题——丢失文件意味着损失时间和金钱来恢复或恢复对您的业务至关重要的信息。当数据被意外删除或某些原因导致数据损坏时，会发生数据丢失。病毒、物理损坏或格式化错误会使数据无法被人类和软件读取。丢失文件和文档通常会对公司的财务状况产生持久影响。

一些丢失的数据是可以恢复的，但这一过程通常需要专业人员的帮助，并会花费您的业务可能在其他地方使用的时间和资源。在其他情况下，丢失的文件和信息无法恢复，因此防止数据丢失变得更加重要。通过了解导致数据丢失的原因，您可以最大限度地减少业务数据丢失的可能性。继续阅读数据丢失的十个最常见原因，如何防止它们，以及在发生丢失时恢复数据的技巧。

数据丢失对企业的影响

数据丢失是会带来很多麻烦，它会扰乱任何基于信息的业务的日常功能。当重要的文件和文档丢失时，您的企业必须花费时间和资源重新创建或恢复这些文件，以填补丢失留下的空白。虽然您可以找到信息的备份，但这些备份可能不像丢失的数据那样最新。由于数据丢失的程度有时很难确定，因此由损坏或病毒导致的数据丢失会带来特殊问题。清除和修复损坏的文件对您的企业来说可能是昂贵的。

数据丢失也会拖慢生产力时间表，如果伴随着安全漏洞，可能会导致您失去客户。当敏感数据被窃取或泄露时，您的公司必须向客户披露这一信息，从而使您失去他们的信任和尊重。即使您的公司能够从数据丢失中恢复过来，您也需要花费时间重建客户关系。

当大量数据丢失时，数据丢失带来的麻烦可能会对您的业务产生更大的影响：

  • 94%的数据严重丢失的公司无法恢复

  • 51%的公司在数据丢失后两年内关闭

  • 43%的公司不再重新开业

  • 70%的小公司在一年内因数据丢失事件而倒闭

让数据不受保护是一项代价高昂的风险，一项研究发现，识别和控制数据泄露可能需要280天——超过9个月。

10种数据丢失的常见原因

数据丢失可能由许多不同的因素造成，每个因素都会给数据恢复带来独特的问题。硬盘崩溃占数据丢失的比例最高，但人为错误和软件问题紧随其后。根据补天芯的数据：

  • 67%的数据丢失是由硬盘驱动器崩溃或系统故障造成的

  • 14%的数据丢失是由人为错误造成的

  • 10%的数据丢失是软件故障造成的

了解数据丢失的类型和与丢失数据相关的风险对于防止数据丢失至关重要，因为数据丢失可能会给您的业务带来重大损失。

1）人为错误-数据丢失的原因

人为错误数据丢失的原因

人类并不是万无一失的——我们都会犯错误，有时还会犯大错。对于企业来说，这些错误可能会导致无意中删除数据文件或文本部分。员工在没有意识到这一点的情况下，可以覆盖重要文件或删除对您的业务至关重要的信息。人为错误也可能在数据丢失的许多其他主要原因中发挥作用，包括硬盘损坏、液体溢出、软件损坏和硬盘格式化。

防止数据处理中人为错误的一个重要措施是适当的培训。确保您的员工了解公司内部的数据处理方式以及备份系统的功能。这很简单，只要知道他们正在处理的文档是否会自动备份，或者他们在工作时是否必须手动保存文件。

人为错误的错误也可以通过几种软件手段最小化。自动化最大限度地减少了与数据的交互，从而降低了删除或覆盖的风险。优化的工作流程也将为人为错误留下很小的空间，同时节省员工的时间，使错误更容易发现。备份系统还应用于保存以前的数据状态。

恢复意外删除或覆盖的数据有时就像搜索计算机的回收站一样简单。其他时候，您可能可以访问以前保存的文档版本。当丢失的数据不容易检索时，文件恢复软件可以是一个很好的工具。文件恢复软件扫描您的计算机硬盘，以识别和恢复丢失的数据。

2）病毒和恶意软件

当你问病毒是什么导致数据丢失时，大多数人都会想到病毒。对于企业来说，病毒可以窃取和删除大量数据，或使企业运营陷入困境，破坏公司功能。计算机通常通过基于电子邮件的攻击或通过诱使员工点击损坏链接的网络钓鱼来感染病毒。然后，该链接允许病毒或恶意软件进入计算机系统，以损坏或窃取文件。

使用适当的防病毒软件防范恶意软件。保持您的防病毒系统不断更新，并定期运行扫描以在病毒造成任何严重损害之前捕获病毒。万一恶意程序破坏了您的数据，请确保定期进行系统备份。通常，备份数据是从恶意软件或病毒中恢复丢失数据的唯一方法。

3）硬盘损坏

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大多数数据丢失是由于硬件故障造成的，主要原因是硬盘。硬盘是电脑最脆弱的部分，每周大约有14万个硬盘死机。在这些事故中，60%是由于机械问题，40%是由于人为误用或不当操作，包括摔落或碰撞电脑或笔记本电脑。如果电脑过热，硬盘也可能损坏，这通常是由于过度使用或电脑内灰尘堆积造成的。

然而，与任何机器一样，硬盘会随着时间的推移而磨损，最终会停止工作。以下是一些表明硬盘可能出现故障的迹象：

  • 硬盘经常死机

  • 电脑异常热

  • 硬盘在启动时遇到问题

  • 处理速度持续缓慢

  • 电脑经常死机

  • 电脑发出咔嚓声或研磨声

  • 文件不能打开或损坏

为了防止硬盘出现故障，请确保正确使用设备，并使电脑远离灰尘。您还可以通过定期在外部驱动器或云服务器上备份硬盘来确保随机故障不会破坏数据。

SSD固态硬盘也正在成为传统HDD机械硬盘的替代品。SSD没有任何移动部件，因此它们比HDD更耐用。SSD也不太可能发生故障或崩溃，这意味着您不太可能丢失数据。然而，使用固态硬盘的计算机也往往比使用标准硬盘的计算机更昂贵，并且在财务上可能不适用于所有企业。无论硬盘类型如何，采取预防措施保护计算机的数据都至关重要。

您可以从计算机中取出硬盘并将其连接到另一台计算机，以查看是否有任何文件未损坏，从而从硬盘损坏中恢复丢失的数据。如果硬盘完全损坏，您可以尝试使用数据恢复软件检索数据。然而，最好联系专业人员，帮助您恢复从崩溃的硬盘驱动器中丢失的数据。

4）停电

停电导致业务数据丢失

停电-业务数据丢失的原因

停电会严重中断业务运营，导致软件系统在没有警告的情况下关闭。这不仅会导致丢失未保存的数据，还可能导致现有文件由于不正确的关闭过程而损坏。有时，整个程序可能会因时间不好的停电而无法正常运行。如果计算机在向硬盘系统写入数据时关闭，它可能永远不会再次启动。

即使在停电期间没有丢失数据，错误的关机也会对计算机硬盘产生持久的影响。如果频繁发生停电或浪涌，硬盘的寿命将大大缩短，而且更可能崩溃。

防止这些问题的最佳方法是定期进行自动系统备份。备份通常是从停电中恢复丢失数据的唯一方法。您的企业还应使用电涌保护器，以防止电涌可能造成的损害。拥有发电机或备用电池UPS系统还可以让您在停电期间保存或备份业务数据。

5）电脑或笔记本电脑被盗

在现代工作场所，越来越多的人变得流动起来。这通常意味着他们使用的是笔记本电脑或智能手机，而不是个人电脑。笔记本电脑被盗是一个严重的风险，如果笔记本电脑无人看管，任何地方都可能发生。根据一项研究：

  • 25%的IT盗窃发生在汽车或其他交通工具中

  • 23%发生在办公室

  • 15%发生在机场或酒店

  • 12%发生在餐馆

除了丢失数据外，笔记本电脑被盗也构成了数据泄露的威胁。如果你公司的员工在便携式设备上存储或访问敏感信息，你应该有一种远程擦除笔记本电脑或平板电脑数据的方法。您还应确保将存储在笔记本电脑上的关键数据备份到安全位置。

对于办公楼中的电脑，请确保将其存放在只有授权使用电脑的员工才能进入的上锁房间中。在夜间关闭公司时，请确保有安全的上锁程序，以免小偷盗窃电脑或其他贵重物品。

如果您的企业使用包含有价值信息的笔记本电脑，您应该考虑在这些设备上安装防盗软件。该软件允许您跟踪被盗的笔记本电脑，以便执法部门能够找回被盗的设备。如果笔记本电脑上存储有有价值的数据，防盗软件通常包括远程擦除选项。

6）液体损坏

将咖啡或水溅到笔记本电脑或电脑上会导致短路，使电脑恢复困难，更不用说存储在里面的数据了。如果你的电脑不知怎么完全被淹没了，情况就更严重了。有时电脑在泄漏后可能会正常工作，但内部损坏可能会产生持久的影响，导致电脑在未来发生短路。酸性饮料，如咖啡，会带来特别的风险，因为如果溢出物没有正确清理，它们会腐蚀电脑内部。

为了尽量减少这种损坏的可能性，请将液体远离商用电脑，并尽量将笔记本电脑存放在防水箱中。您的公司还可以实施政策，要求将饮料存放在防泄漏容器中，或指定员工可以饮用饮料的特定区域。提醒员工保持设备清洁和安全，避免意外损坏是多么重要。

如果确实发生泄漏，请迅速采取行动，将损失降至最低。关闭电脑，尽可能多地擦干。你还应该在技术人员的帮助下拆开电脑，以确保所有内部部件都不潮湿。在重新组装或打开电脑之前，让电脑的所有部件完全干燥。一旦溢出，立即清理可以降低损坏和数据丢失的风险。但是，您还应该备份设备上的所有数据，以防设备在路上短路。

7）灾难

数据丢失发生在您最意想不到的时候

从龙卷风到火灾，灾难可能在你最不经意的时候发生，并对你的业务产生毁灭性影响。它们可以完全摧毁你的电脑、数据甚至你的业务。为了最大限度地减少灾难的影响并确保您能够继续，每周备份数据并将文件存储在安全的位置。

如果不备份数据，自然灾害可能会对业务造成无法弥补的损害：

  • 93%的公司在一年内因灾难而失去数据中心10天或更长时间，并申请破产

  • 50%因灾难而失去数据管理的公司立即申请破产

  • 30%经历严重火灾的企业在一年内倒闭

  • 70%经历严重火灾的企业在五年内倒闭

由于自然灾害会完全破坏公司的技术，因此通常无法恢复因灾难而丢失的数据。这就是为什么在远程位置备份数据是如此重要，因为本地灾难不会影响数据。

8）软件损坏

意外或不正确的软件关闭在表面上看似无害，但可能会导致数据出现严重问题。不当的关机可能会损坏您的数据或删除您的进度，从而浪费时间并丢失宝贵的数据。当软件损坏时，它可能无法再次运行，这意味着您无法访问存储在该软件中的数据。

虽然软件损坏有时可能是停电或其他不可控因素的结果，但在每次使用后执行正确关闭软件的程序非常重要。关闭计算机电源时要小心，并首先关闭所有程序。小心使用诊断程序，以确保它们不会中断软件进程。当您的员工在编辑过程中始终保存文档并遵循安全关闭程序时，他们可以降低软件损坏导致业务数据丢失的风险。

9）硬盘格式化

意外格式化硬盘可能会导致您立即丢失数据。如果员工误解了系统提示或错误消息，他们可能会意外格式化硬盘。重新格式化也可能在系统更新期间发生，并导致数据丢失。当无法再访问文件和文档时，意外重新格式化硬盘可能会导致恐慌，但通常可以通过运行数据恢复软件从硬盘格式化中恢复丢失的数据。

10）黑客和内鬼

近年来，黑客和数据泄露已成为一个更为普遍的问题，因此良好的网络安全措施至关重要。网络中未经授权的访客可能会严重损坏您的数据，删除和窃取他们想要的任何数据。如果他们有足够的权限访问您的系统，他们甚至会损坏整个网络进程。通过在系统中使用防火墙来阻止黑客，将此类损失的可能性降至最低。

黑客可以通过多种方式访问您的数据。以下是一些您应该避免的事情，以便您的系统不易受到黑客攻击：

  • 使用安全性较差的服务器

  • 没有足够的防火墙

  • 使用易于猜测的密码

不幸的事实是，数据有时会被员工自己或其他内部人员窃取或泄露。考虑为员工实施不同级别的权限，以防止内部人员访问高级数据。此外，请注意恶意活动的迹象。

在许多情况下，黑客或内部人员窃取的数据无法恢复。您必须采取措施防止网络攻击并经常备份数据。

如何防止数据丢失

防止业务数据丢失的最有效方法是备份所有文件和文档。备份数据意味着您至少有一个所有重要数据的额外副本。要获得最有效的备份计划，请将备份存储在物理上独立的位置，以防止数据因物理破坏或被盗而丢失。

云存储也是备份数据的有效手段，因为它远程存储数据，并且可以通过互联网从任何设备轻松访问。云存储通常比传统服务器具有更大的空间，并且不会带来崩溃的风险。根据Small Business Trends，预计到2020年，78%的小企业将使用云存储来备份数据。虽然云存储消除了被盗或物理损坏的可能性，但如果数据被黑客意外删除、覆盖或窃取，数据仍可能在云中丢失。

无论您选择如何备份数据，都必须确保在发生灾难性数据丢失之前正确备份数据。没有人希望在数据丢失后发现文件没有正确写入备份服务器，并且已损坏。对备份数据执行定期测试，以确保文档格式正确，并且有足够的空间将文件存储在备份目标中。应频繁执行备份，以便在数据存储的主系统发生故障时，将丢失的数据降至最低。

除了至关重要的备份外，还有一些其他技术可以避免业务数据丢失：

  • 分区硬盘：分区硬盘意味着创建单独的程序和数据区域。这意味着，如果硬盘的程序部分崩溃，您可能能够恢复数据，因为它存储在单独的位置。

  • 执行磁盘碎片整理：保存和删除文件的过程自然会在硬盘上产生空白，然后其他文件会被填满。当数据被分割成存储段时，计算机访问数据所需的时间更长，如果硬盘驱动器崩溃，文件损坏的可能性也更大。碎片整理更连续地排列文件，以降低数据丢失的风险并加快计算机处理时间。

  • 使用防病毒软件：防病毒软件对于防止病毒和恶意软件感染您的计算机至关重要。一定要保持杀毒软件的更新，使其正常有效地运行。

  • 保持电脑清洁干燥：电脑中的灰尘或湿气会导致硬盘崩溃或电脑过热。将所有电脑和笔记本电脑存放在干燥、通风的区域。

  • 把电脑放在安全的地方：电脑应该保持静止，放在不可能被碰撞或损坏的地方。把电脑放在一边也可以降低被盗的风险。

  • 控制员工访问：所有处理公司数据的员工都应接受有关保密性或数据共享方式的适当培训。控制谁可以访问不同级别的数据，以防止意外或故意的数据丢失，这符合您公司的最大利益。

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